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如何在 QashierHQ 中创建并发送发票

在 QashierHQ 中为客户创建发票,以 PDF 预览,确认后通过电子邮件发送给客户。

适用范围:所有市场 · 在网页浏览器中使用 QashierHQ · Invoice Management(发票管理)附加功能 · 拥有发票管理权限的 QashierHQ 账号。

开始之前

打开发票管理并开始创建发票

  1. 前往 QashierHQ。

  2. 在左侧菜单的 销售渠道 下,点击 发票管理。

  3. 在 店铺 选择器中选择店铺。

  4. 点击 Create Invoice(创建发票)。

  5. 在 Select Main Staff(选择主要员工)窗口中,选择创建这张发票的员工,然后点击 确认。之后如需更换员工,点击 Create Invoice 标题旁边的铅笔图标。

填写发票抬头信息

  1. 如需更改发票标题,点击标题旁边的铅笔图标,输入新的 Invoice Title(发票标题),然后点击 确认。
    ​

  2. 检查其他抬头字段:

    • 发票编号: 自动填写,你可以修改。

    • PO Number:(采购订单编号)输入客户的采购订单编号,也可以留空。

    • Payment Date:(付款日期)点击日期按钮,设置客户应付款的截止日期。

选择客户

  1. 点击 Select Customer(选择客户)。

  2. 输入客户的联系电话,然后点击放大镜图标。如需按姓名搜索,点击搜索框中的下拉箭头,选择 按姓名。

  3. 在搜索结果中选择客户,然后点击 确认。

  4. 如果找不到客户,点击 Customer Not Found(找不到客户)提示中的 Create Customer(创建客户)(或点击搜索框旁边的 + 图标)添加客户。

  5. 检查 客户名字 并填写 地址。两项都是必填项。

添加商品

  1. 点击 Add Item(添加商品)。

  2. 在 Product Option(商品选项,"Is this a customized product?",即"这是自定义商品吗?")中:

    • 如果是商品目录中的商品,点击 No(否)。点击新一行中的 产品 字段,在 BY NAME/BARCODE/SKU(按名称/条码/SKU)或 BY TAB & CATEGORY(按大类别和类别)标签页中找到商品,选中后点击 确认。

    • 如果是一次性商品,点击 Yes(是)。自行输入商品名称和 单价。

  3. 设置 Item Quantity(商品数量),如有需要,还可设置 Modifier(加料选项)、备注 或 Discount (Per Item)(单品折扣)。

  4. 每个商品重复以上步骤。

如果你的店铺使用客户储值(Credit),可以把表格从 产品 切换为 Top Up Credit(储值充值),改为为储值充值开具发票。

设置总额和付款条件

  1. 如需对整张发票打折,输入 Percentage Discount (%)(百分比折扣)或以店铺货币计的 Dollar Discount(金额折扣)。
    ​

  2. 在 Payment Terms(付款条件)下选择一项:

    • Deposit(订金):客户先付订金,余款稍后支付。输入 Deposit Amount(订金金额),必须小于 总金额。

    • No Deposit(无订金):客户稍后一次付清全部金额。

  3. 检查 Amount Due(应付金额)。

  4. 添加需要印在发票上的 Notes/Terms(备注/条款)。如果你已设置店铺默认备注,会自动填入。
    ​

税费根据店铺的税务设置计算。马来西亚店铺在总额需要取整时会看到 取整 一行,菲律宾店铺会看到增值税(VAT)明细,澳大利亚店铺可以添加 支付手续费附加费 百分比。

预览、确认并发送

  1. 点击 预览,以 PDF 形式查看发票。点击 Continue Editing(继续编辑)进行修改。

  2. 确认无误后,点击 确认(在预览或发票页面上均可)。

  3. 提醒 窗口提示确认后将无法编辑发票。点击 继续。

  4. 发票 PDF 窗口打开。点击 下载 保存副本。

  5. 如需通过邮件发送发票,点击 Send Customer Email(发送客户邮件),在 提醒 中核对邮箱地址,然后点击 确认。只有客户有邮箱地址时才会显示此按钮。

重要:发票确认后无法编辑。如果还没准备好,请改为点击 保存草稿。

保存草稿,稍后完成

  1. 在发票页面点击 保存草稿,然后点击 是。

  2. 之后在 发票管理 页面点击 草稿发票。

  3. 在 Select Draft(选择草稿)中,点击草稿旁边的铅笔图标。草稿会以 Edit Invoice(编辑发票)打开,你可以继续完成。点击垃圾桶图标可删除草稿。

你应该看到

  • 系统提示发票已成功创建。

  • 发票出现在 发票管理 列表中,状态为 未付款。

  • 如果已发送,客户会通过邮件收到发票。之后如需再次发送,打开发票,点击 生成发票PDF,然后点击 重发邮件。

仅限新加坡:发票管理 页面还有 允许客户在线支付 设置。请参阅[SG] 如何接受发票在线付款(付款链接)。

如果出现问题

你看到的情况

原因

解决方法

没有 Create Invoice 按钮;页面显示附加功能推广内容

该店铺未开通发票管理附加功能

在 Qashier Marketplace 中添加该功能,或检查是否选对了店铺

QashierHQ 手机应用中没有 Create Invoice 按钮

发票只能在网页浏览器中创建

在电脑上打开 hq.qashier.com

预览 和 确认 按钮显示为灰色

尚未选择客户,或尚未添加商品

选择客户并至少添加一个商品

"Some compulsory field is missing or some format is invalid!"(缺少必填字段或格式无效)

有必填字段为空,常见的是客户 地址、商品或商品数量

填写标红的字段

"Total amount can not be 0!"(总金额不能为 0)

发票总额为零

检查商品价格、数量和折扣

"Deposit amount can not be greater than or equal to total amount!"(订金不能大于或等于总金额)

订金等于或超过全部金额

输入较小的订金,或选择 No Deposit

没有 Send Customer Email 按钮

客户没有邮箱地址

打开发票,点击 生成发票PDF > 重发邮件,点击 是 并输入客户邮箱

需要修改已确认的发票

已确认的发票无法编辑

打开发票,点击 取消发票,然后重新创建一张。如果只需修改日期,请参阅如何在 QashierHQ 中更改发票的创建日期或付款日期

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最后核实:2026年9月25日 · 适用市场:所有市场

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