在 QashierHQ 中为客户创建发票,以 PDF 预览,确认后通过电子邮件发送给客户。
适用范围:所有市场 · 在网页浏览器中使用 QashierHQ · Invoice Management(发票管理)附加功能 · 拥有发票管理权限的 QashierHQ 账号。
开始之前
店铺必须已开通发票管理附加功能。如果 发票管理 页面显示的是附加功能推广内容,而不是你的发票,请先添加该功能。请参阅如何在 Qashier Marketplace 中添加功能和管理套餐(QashierHQ)。
请在台式电脑或笔记本电脑的浏览器中打开 hq.qashier.com 使用 QashierHQ。QashierHQ 手机应用中不显示 Create Invoice(创建发票)和 草稿发票 按钮。
如需设置默认的发票标题、备注、标志和邮件内容,请参阅如何在 QashierHQ 中自定义发票默认设置和发票邮件。
打开发票管理并开始创建发票
前往 QashierHQ。
在左侧菜单的 销售渠道 下,点击 发票管理。
在 店铺 选择器中选择店铺。
点击 Create Invoice(创建发票)。
在 Select Main Staff(选择主要员工)窗口中,选择创建这张发票的员工,然后点击 确认。之后如需更换员工,点击 Create Invoice 标题旁边的铅笔图标。
填写发票抬头信息
如需更改发票标题,点击标题旁边的铅笔图标,输入新的 Invoice Title(发票标题),然后点击 确认。
检查其他抬头字段:
发票编号: 自动填写,你可以修改。
PO Number:(采购订单编号)输入客户的采购订单编号,也可以留空。
Payment Date:(付款日期)点击日期按钮,设置客户应付款的截止日期。
选择客户
点击 Select Customer(选择客户)。
输入客户的联系电话,然后点击放大镜图标。如需按姓名搜索,点击搜索框中的下拉箭头,选择 按姓名。
在搜索结果中选择客户,然后点击 确认。
如果找不到客户,点击 Customer Not Found(找不到客户)提示中的 Create Customer(创建客户)(或点击搜索框旁边的 + 图标)添加客户。
检查 客户名字 并填写 地址。两项都是必填项。
添加商品
点击 Add Item(添加商品)。
在 Product Option(商品选项,"Is this a customized product?",即"这是自定义商品吗?")中:
如果是商品目录中的商品,点击 No(否)。点击新一行中的 产品 字段,在 BY NAME/BARCODE/SKU(按名称/条码/SKU)或 BY TAB & CATEGORY(按大类别和类别)标签页中找到商品,选中后点击 确认。
如果是一次性商品,点击 Yes(是)。自行输入商品名称和 单价。
设置 Item Quantity(商品数量),如有需要,还可设置 Modifier(加料选项)、备注 或 Discount (Per Item)(单品折扣)。
每个商品重复以上步骤。
如果你的店铺使用客户储值(Credit),可以把表格从 产品 切换为 Top Up Credit(储值充值),改为为储值充值开具发票。
设置总额和付款条件
如需对整张发票打折,输入 Percentage Discount (%)(百分比折扣)或以店铺货币计的 Dollar Discount(金额折扣)。
在 Payment Terms(付款条件)下选择一项:
Deposit(订金):客户先付订金,余款稍后支付。输入 Deposit Amount(订金金额),必须小于 总金额。
No Deposit(无订金):客户稍后一次付清全部金额。
检查 Amount Due(应付金额)。
添加需要印在发票上的 Notes/Terms(备注/条款)。如果你已设置店铺默认备注,会自动填入。
税费根据店铺的税务设置计算。马来西亚店铺在总额需要取整时会看到 取整 一行,菲律宾店铺会看到增值税(VAT)明细,澳大利亚店铺可以添加 支付手续费附加费 百分比。
预览、确认并发送
点击 预览,以 PDF 形式查看发票。点击 Continue Editing(继续编辑)进行修改。
确认无误后,点击 确认(在预览或发票页面上均可)。
提醒 窗口提示确认后将无法编辑发票。点击 继续。
发票 PDF 窗口打开。点击 下载 保存副本。
如需通过邮件发送发票,点击 Send Customer Email(发送客户邮件),在 提醒 中核对邮箱地址,然后点击 确认。只有客户有邮箱地址时才会显示此按钮。
重要:发票确认后无法编辑。如果还没准备好,请改为点击 保存草稿。
保存草稿,稍后完成
在发票页面点击 保存草稿,然后点击 是。
之后在 发票管理 页面点击 草稿发票。
在 Select Draft(选择草稿)中,点击草稿旁边的铅笔图标。草稿会以 Edit Invoice(编辑发票)打开,你可以继续完成。点击垃圾桶图标可删除草稿。
你应该看到
系统提示发票已成功创建。
发票出现在 发票管理 列表中,状态为 未付款。
如果已发送,客户会通过邮件收到发票。之后如需再次发送,打开发票,点击 生成发票PDF,然后点击 重发邮件。
接下来,请按照如何在 QashierHQ 中将发票标记为已付款(订金、尾款和全额付款)记录付款。
仅限新加坡:发票管理 页面还有 允许客户在线支付 设置。请参阅[SG] 如何接受发票在线付款(付款链接)。
如果出现问题
你看到的情况 | 原因 | 解决方法 |
没有 Create Invoice 按钮;页面显示附加功能推广内容 | 该店铺未开通发票管理附加功能 | 在 Qashier Marketplace 中添加该功能,或检查是否选对了店铺 |
QashierHQ 手机应用中没有 Create Invoice 按钮 | 发票只能在网页浏览器中创建 | 在电脑上打开 hq.qashier.com |
预览 和 确认 按钮显示为灰色 | 尚未选择客户,或尚未添加商品 | 选择客户并至少添加一个商品 |
"Some compulsory field is missing or some format is invalid!"(缺少必填字段或格式无效) | 有必填字段为空,常见的是客户 地址、商品或商品数量 | 填写标红的字段 |
"Total amount can not be 0!"(总金额不能为 0) | 发票总额为零 | 检查商品价格、数量和折扣 |
"Deposit amount can not be greater than or equal to total amount!"(订金不能大于或等于总金额) | 订金等于或超过全部金额 | 输入较小的订金,或选择 No Deposit |
没有 Send Customer Email 按钮 | 客户没有邮箱地址 | 打开发票,点击 生成发票PDF > 重发邮件,点击 是 并输入客户邮箱 |
需要修改已确认的发票 | 已确认的发票无法编辑 | 打开发票,点击 取消发票,然后重新创建一张。如果只需修改日期,请参阅如何在 QashierHQ 中更改发票的创建日期或付款日期 |
相关文章
最后核实:2026年9月25日 · 适用市场:所有市场




