สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าใน QashierHQ ดูตัวอย่างเป็น PDF ยืนยัน และส่งอีเมลถึงลูกค้า
ใช้กับ: ทุกตลาด · QashierHQ บนเว็บเบราว์เซอร์ · Add-on การจัดการใบแจ้งหนี้ (Invoice Management) · บัญชีเข้าสู่ระบบ QashierHQ ที่มีสิทธิ์เข้าถึงการจัดการใบแจ้งหนี้
ก่อนเริ่มต้น
ร้านต้องเปิดใช้งาน Add-on การจัดการใบแจ้งหนี้ หากหน้า การจัดการใบแจ้งหนี้ แสดงโปรโมชัน Add-on แทนใบแจ้งหนี้ของคุณ ให้เพิ่ม Add-on ก่อน ดู วิธีเพิ่มฟีเจอร์และจัดการแพ็กเกจของคุณใน Qashier Marketplace (QashierHQ)
ใช้ QashierHQ บนเบราว์เซอร์ของคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะหรือแล็ปท็อปที่ hq.qashier.com ปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ และ ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง จะไม่แสดงในแอป QashierHQ บนมือถือ
หากต้องการตั้งค่าหัวข้อใบแจ้งหนี้ หมายเหตุ โลโก้ และข้อความอีเมลเริ่มต้น ดู วิธีปรับแต่งค่าเริ่มต้นของใบแจ้งหนี้และอีเมลใบแจ้งหนี้ใน QashierHQ
เปิดการจัดการใบแจ้งหนี้และเริ่มสร้างใบแจ้งหนี้
ไปที่ QashierHQ
ในแถบด้านซ้าย ใต้ ช่องทางการขาย ให้คลิก การจัดการใบแจ้งหนี้
เลือกร้านในตัวเลือก ร้านค้า
คลิก สร้างใบแจ้งหนี้
ในหน้าต่าง เลือกพนักงานหลัก ให้เลือกพนักงานที่สร้างใบแจ้งหนี้ แล้วคลิก ยืนยัน หากต้องการเปลี่ยนพนักงานภายหลัง ให้คลิกไอคอนดินสอข้างหัวข้อ สร้างใบแจ้งหนี้
กรอกส่วนหัวของใบแจ้งหนี้
หากต้องการเปลี่ยนหัวข้อใบแจ้งหนี้ ให้คลิกไอคอนดินสอข้างหัวข้อ พิมพ์ Invoice Title (หัวข้อใบแจ้งหนี้) ใหม่ แล้วคลิก ยืนยัน
ตรวจสอบช่องอื่นๆ ในส่วนหัว:
หมายเลขใบแจ้งหนี้: ระบบกรอกให้อัตโนมัติ คุณเปลี่ยนได้
เลข PO: กรอกเลขใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ของลูกค้า หรือเว้นว่างไว้
วันที่ชำระเงิน: คลิกปุ่มวันที่เพื่อตั้งวันที่ที่ลูกค้าควรชำระเงินภายใน
เลือกลูกค้า
คลิก เลือกลูกค้า
พิมพ์เบอร์ติดต่อของลูกค้า แล้วคลิกไอคอนแว่นขยาย หากต้องการค้นหาด้วยชื่อแทน ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงในช่องค้นหาแล้วเลือก โดยชื่อ
เลือกลูกค้าในผลการค้นหา แล้วคลิก ยืนยัน
หากไม่พบลูกค้า ให้คลิก สร้างลูกค้าใหม่ ในข้อความ ไม่เจอลูกค้า (หรือคลิกไอคอน + ข้างช่องค้นหา) แล้วเพิ่มลูกค้า
ตรวจสอบ ชื่อลูกค้า และกรอก ที่อยู่ ทั้งสองช่องเป็นช่องบังคับ
เพิ่มสินค้า
คลิก เพิ่มสินค้า
ใน ตัวเลือกสินค้า ("Is this a customized product?" (สินค้านี้เป็นสินค้าที่กำหนดเองหรือไม่?)):
คลิก ไม่ สำหรับสินค้าในแคตตาล็อกของคุณ คลิกช่อง ผลิตภัณฑ์ ในแถวใหม่ ค้นหาสินค้าในแท็บ โดย ชื่อ/บาร์โค๊ด/SKU หรือ โดย TAB หรือ หมวดหมู่ เลือกสินค้าแล้วคลิก ยืนยัน
คลิก ใช่ สำหรับสินค้าที่ขายครั้งเดียว พิมพ์ชื่อสินค้าและ ราคาต่อหน่วย เอง
ตั้ง จำนวนสินค้า และหากจำเป็น ให้ตั้ง Add-on หมายเหตุ หรือ ส่วนลด (ต่อชิ้น)
ทำซ้ำสำหรับสินค้าแต่ละรายการ
หากร้านของคุณใช้เครดิตลูกค้า คุณสามารถสลับตารางจาก ผลิตภัณฑ์ เป็น เติมเงิน เพื่อออกใบแจ้งหนี้สำหรับการเติมเครดิตแทน
ตั้งค่ายอดรวมและเงื่อนไขการชำระเงิน
หากต้องการให้ส่วนลดทั้งใบแจ้งหนี้ ให้กรอก ส่วนลดเป็นเปอร์เซ็น (%) หรือ ส่วนลดเป็นบาท ในสกุลเงินของร้าน
ใต้ Payment Terms (เงื่อนไขการชำระเงิน) ให้เลือกหนึ่งตัวเลือก:
Deposit (มัดจำ): ลูกค้าจ่ายเงินมัดจำก่อนและจ่ายส่วนที่เหลือภายหลัง กรอก ยอดที่ชำระ (ยอดมัดจำ) ซึ่งต้องน้อยกว่า จำนวนเงินทั้งหมด
No Deposit (ไม่มีมัดจำ): ลูกค้าจ่ายเต็มจำนวนภายหลัง
ตรวจสอบ ยอดเงินค้างชำระ
เพิ่ม โน๊ต/เงื่อนไข ที่ต้องการให้พิมพ์บนใบแจ้งหนี้ หากคุณตั้งค่าหมายเหตุเริ่มต้นของร้านไว้ ระบบจะกรอกให้
ภาษีคำนวณจากการตั้งค่าภาษีของร้าน ร้านในมาเลเซียจะเห็นบรรทัด การปัดเศษ เมื่อยอดรวมต้องปัดเศษ ร้านในฟิลิปปินส์จะเห็นรายละเอียด VAT และร้านในออสเตรเลียสามารถเพิ่มเปอร์เซ็นต์ Payment Fee Surcharge (ค่าธรรมเนียมการชำระเงินเพิ่มเติม) ได้
ดูตัวอย่าง ยืนยัน และส่ง
คลิก Preview (ดูตัวอย่าง) เพื่อดูใบแจ้งหนี้เป็น PDF คลิก แก้ไขต่อไป เพื่อแก้ไข
เมื่อทุกอย่างถูกต้อง ให้คลิก ยืนยัน (ในหน้าตัวอย่างหรือในใบแจ้งหนี้)
Reminder (การแจ้งเตือน) จะแจ้งว่าคุณจะแก้ไขใบแจ้งหนี้ไม่ได้หลังยืนยัน คลิก ต่อไป
หน้าต่าง Invoice PDF (ใบแจ้งหนี้ PDF) จะเปิดขึ้น คลิก ดาวน์โหลด เพื่อบันทึกสำเนา
หากต้องการส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล ให้คลิก Send Customer Email (ส่งอีเมลถึงลูกค้า) ตรวจสอบอีเมลใน Reminder แล้วคลิก ยืนยัน ปุ่มนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อลูกค้ามีอีเมล
สำคัญ: คุณจะแก้ไขใบแจ้งหนี้ไม่ได้หลังยืนยัน หากยังไม่พร้อม ให้คลิก Save Draft (บันทึกฉบับร่าง) แทน
บันทึกฉบับร่างและทำต่อภายหลัง
ในใบแจ้งหนี้ ให้คลิก Save Draft แล้วคลิก Yes (ใช่)
ภายหลัง ในหน้า การจัดการใบแจ้งหนี้ ให้คลิก ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง
ใน Select Draft (เลือกฉบับร่าง) ให้คลิกไอคอนดินสอข้างฉบับร่าง ฉบับร่างจะเปิดเป็น แก้ไขใบแจ้งหนี้ เพื่อให้คุณทำต่อจนเสร็จ คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบฉบับร่าง
สิ่งที่คุณควรเห็น
ข้อความแจ้งว่าสร้างใบแจ้งหนี้สำเร็จแล้ว
ใบแจ้งหนี้จะแสดงในรายการ การจัดการใบแจ้งหนี้ ด้วยสถานะ Unpaid (ยังไม่ได้ชำระ)
หากคุณส่งแล้ว ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ทางอีเมล หากต้องการส่งอีกครั้งภายหลัง ให้เปิดใบแจ้งหนี้ คลิก สร้างใบแจ้งหนี้ PDF แล้วคลิก ส่งอีเมลอีกครั้ง
ขั้นตอนถัดไป บันทึกการชำระเงินด้วย วิธีทำเครื่องหมายว่าใบแจ้งหนี้ชำระแล้วใน QashierHQ (มัดจำ ชำระงวดสุดท้าย และชำระเต็มจำนวน)
เฉพาะสิงคโปร์: หน้า การจัดการใบแจ้งหนี้ ยังมีการตั้งค่า อนุญาตให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ ด้วย ดู [SG] วิธีรับชำระเงินออนไลน์สำหรับใบแจ้งหนี้ (ลิงก์การชำระเงิน)
หากเกิดปัญหา
สิ่งที่คุณเห็น | สาเหตุ | สิ่งที่ต้องทำ |
ไม่มีปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ และหน้าแสดงโปรโมชัน Add-on | ร้านนี้ยังไม่ได้เปิดใช้งาน Add-on การจัดการใบแจ้งหนี้ | เพิ่ม Add-on ใน Qashier Marketplace หรือตรวจสอบว่าคุณเลือกร้านถูกต้อง |
ไม่มีปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ ในแอป QashierHQ บนมือถือ | สร้างใบแจ้งหนี้ได้บนเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้น | เปิด hq.qashier.com บนคอมพิวเตอร์ |
ปุ่ม Preview และ ยืนยัน เป็นสีเทา | ยังไม่ได้เลือกลูกค้า หรือยังไม่ได้เพิ่มสินค้า | เลือกลูกค้าและเพิ่มสินค้าอย่างน้อยหนึ่งรายการ |
"Some compulsory field is missing or some format is invalid!" (ช่องบังคับบางช่องว่างหรือรูปแบบไม่ถูกต้อง) | มีช่องบังคับว่างอยู่ ส่วนใหญ่เป็น ที่อยู่ ของลูกค้า สินค้า หรือจำนวนสินค้า | กรอกช่องที่มีเครื่องหมายสีแดง |
"Total amount can not be 0!" (ยอดรวมต้องไม่เป็น 0) | ยอดรวมของใบแจ้งหนี้เป็นศูนย์ | ตรวจสอบราคา จำนวน และส่วนลดของสินค้า |
"Deposit amount can not be greater than or equal to total amount!" (ยอดมัดจำต้องไม่มากกว่าหรือเท่ากับยอดรวม) | ยอดมัดจำเท่ากับหรือมากกว่ายอดทั้งหมด | กรอกยอดมัดจำที่น้อยลง หรือเลือก No Deposit |
ไม่มีปุ่ม Send Customer Email | ลูกค้าไม่มีอีเมล | เปิดใบแจ้งหนี้ คลิก สร้างใบแจ้งหนี้ PDF > ส่งอีเมลอีกครั้ง คลิก Yes แล้วกรอกอีเมลของลูกค้า |
คุณต้องการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ที่ยืนยันแล้ว | ใบแจ้งหนี้ที่ยืนยันแล้วแก้ไขไม่ได้ | เปิดใบแจ้งหนี้ คลิก ยกเลิกใบแจ้งหนี้ แล้วสร้างใบใหม่ หากต้องการเปลี่ยนเฉพาะวันที่ ดู วิธีเปลี่ยนวันที่สร้างหรือวันที่ชำระของใบแจ้งหนี้ใน QashierHQ |
บทความที่เกี่ยวข้อง
ตรวจสอบล่าสุด: 25 ก.ย. 2026 · ตลาด: ทุกตลาด